Сетка расписания: дни и места проведения занятий

Кратко

Модуль «Расписание» в Talent Rocks используется для планирования программ корпоративного обучения, адаптации, тренингов, вебинаров и внутренних мероприятий компании. С его помощью можно создавать и редактировать не только карточки занятий, но и дни программы, а также места проведения: учебные аудитории, залы, виртуальные переговорные комнаты или отдельные потоки. Созданные дни и места отображаются в левой части окна модуля в виде списков под соответствующими заголовками.

Когда использовать

Планирование многодневных программ обучения и адаптации сотрудников.
Организация параллельных потоков тренингов для разных отделов, ролей или филиалов.
Составление расписания внутренних конференций, митапов и вебинаров.
Подготовка расписания оценочных сессий, тестирований и pulse-опросов.
Планирование корпоративных мероприятий: welcome-встречи, тимбилдинги, церемонии награждения.

Дни

Если у программы обучения изменились даты проведения, вы можете добавить в расписание больше дней либо отредактировать или удалить уже существующие.

Добавление дня

Чтобы добавить в расписание день, нажмите на иконку «+» справа от подзаголовка «Дни» и выберите день из календаря.

Редактирование дня

Чтобы заменить уже созданный день на другой, щелкните по иконке в виде карандаша справа от дня (появляется по наведению курсора) и выберите нужную дату из календаря. Это удобно в тех случаях, когда нужно перенести все уже назначенные занятия на другой день, не меняя больше ничего. Однако учитывайте, что объединить таким образом занятия двух дней нельзя: если вы выберете из календаря уже созданный день, календарь закроется и все останется без изменений.

Удаление дня

Чтобы удалить день из расписания, щелкните по иконке в виде красного крестика справа от него (появляется по наведению курсора) и подтвердите действие в диалоговом окне.

При удалении дня вы можете удалить либо сохранить все назначенные на этот день занятия. Чтобы удалить день вместе со всеми занятиями, отметьте чекбоксом опцию «Удалить все занятия» в диалоговом окне удаления.

Если вы удалите только день, все созданные в его рамках занятия будут откреплены от сетки расписания и сохранятся отдельно от нее. В этом случае вы сможете вернуть их в расписание, назначив для них другое свободное время.

Места проведения

Для многопоточных программ обучения и любых активностей, которые проводятся параллельно в нескольких локациях или для разных групп сотрудников, вы можете добавить в расписание столько мест, сколько необходимо. Это могут быть учебные классы, залы для тренингов, виртуальные переговорные комнаты, а также отдельные потоки (по отделам, ролям, филиалам).

Если все занятия программы проходят в одном и том же месте, переименуйте созданное по умолчанию место проведения под нужное название: например, присвойте ему название единственной площадки, название программы в целом или название потока («Поток HR», «Поток продаж»).

Добавление места

Чтобы добавить в расписание место, нажмите на иконку «+» справа от подзаголовка «Места», затем введите название нового места и нажмите на кнопку «Создать» в диалоговом окне, которое появится на экране.

Прикрепленную к месту схему сотрудники смогут просматривать в подробной информации о занятиях, проходящих в этом месте. Это удобно для навигации внутри офиса или учебного кампуса.

Чтобы добавить новую схему, в диалоговом окне добавления места кликните по полю «Загрузить» и выберите изображение, хранящееся на вашем компьютере. Чтобы прикрепить к месту одну из уже загруженных схем, щелкните по ней.

К месту можно прикрепить только одну схему.

Вместо схемы к месту можно прикрепить маркер на карте. Для этого используются возможности модуля «Карты и схемы». Подробнее об этом читайте в статье Карты и схемы.

Редактирование места

Чтобы переименовать место или заменить прикрепленную к нему схему на другую, щелкните по иконке в виде карандаша справа от него (появляется по наведению курсора), внесите изменения в диалоговое окно, которое появится на экране (аналогично окну создания места) и нажмите «Сохранить».

Удаление места

Чтобы удалить место из расписания, щелкните по иконке в виде красного крестика справа от него (появляется по наведению курсора) и подтвердите действие в диалоговом окне. При удалении места занятия, запланированные в нем, открепляются от сетки расписания и сохраняются отдельно от нее. Вы можете вернуть их в расписание, назначив для них другое место проведения.

Привязка занятий к сетке расписания

Чтобы сотрудники увидели созданную карточку занятия, ее необходимо разместить в расписании. Для этого в карточке должны быть заполнены поля «Дата» и «Места».

Если вы вызываете окно создания карточки занятия, выделяя ячейку в календаре, поля «Дата» и «Места» заполняются автоматически. Если вы используете кнопку «Добавить занятие», данные поля необходимо будет заполнить вручную.

Наложение занятий запрещено: невозможно создать два занятия в одном и том же месте и времени: занятую ячейку расписания невозможно выделить еще раз, а при использовании кнопки «Добавить занятие» новая карточка не создается, пока не будет устранено наложение по месту или времени.

Вы можете обозначить в расписании, что одно и то же занятие идет в нескольких местах одновременно (например, для гибридного формата или для двух смежных потоков с одинаковой программой), если нет наложения по времени с другим занятием, и если места в расписании расположены рядом. На примере ниже можно разместить занятие в Аудитории 1 и Аудитории 2, которые расположены рядом, но нельзя разместить его одновременно в Аудитории 1 и Аудитории 3, хотя выбранное время в Аудитории 3 свободно (Аудитория 3 отображается в выпадающем списке, но ее нельзя выбрать).

Места в расписании можно менять местами, перетаскивая их. При этом их порядок в расписании изменяется для всех дней.

Учитывайте, что при изменении порядка мест в расписании те занятия, которые были расположены в двух местах, остаются только в одном, если места перестают быть смежными. Сообщение об этом появляется на экране при перемещении места.

Для занятий, расположенных сразу во всех местах в расписании, ничего не меняется. Чаще всего это общие активности, например, welcome-сессия, подведение итогов адаптации, кофе-брейки или общий обед.

Как настроить

Откройте раздел «Программа (Расписание)» в панели администрирования.
Создайте нужные дни программы, выбирая даты из календаря.
Добавьте места проведения (аудитории, залы, потоки), в которых будут проходить занятия. При необходимости прикрепите схему помещения или маркер на карте.
Создайте карточки занятий и разместите их в сетке расписания, заполнив дату и место.
Убедитесь, что нет наложений по времени и месту, и при необходимости скорректируйте порядок мест перетаскиванием.
Проверьте отображение в приложении с точки зрения сотрудника: корректно ли видны дни, места и занятия.

Примеры использования

Программа адаптации новичков. Создайте трёхдневную программу с разными потоками для разных отделов: знакомство с компанией, продукт, инструменты, встречи с руководителями.
Корпоративный тренинг по продажам. Разнесите участников по двум аудиториям, чтобы тренеры могли работать с малыми группами, а общие блоки (открытие, подведение итогов) проведите сразу во всех аудиториях.
Гибридный вебинар. Пометьте занятие как проходящее в двух смежных аудиториях, если офис и студия записи расположены рядом.
Корпоративная конференция. Используйте несколько аудиторий и залов для параллельных секций, а общие активности (открытие, кофе-брейки) разместите во всех местах.
Оценочные сессии и тестирования. Запланируйте разные потоки тестирования по отделам или ролям, чтобы избежать пересечений и перегрузки аудиторий.
Pulse-опросы и eNPS. Назначьте регулярные короткие сессии опросов в выделенных «местах» (потоках), чтобы не пересекать их с учебными занятиями.

Ограничения и нюансы

В одном месте и в одно время нельзя разместить два разных занятия: занятая ячейка недоступна для выделения.
Объединить два дня в один через редактирование нельзя — при выборе уже существующего дня календарь закрывается и ничего не меняется.
При удалении дня без галочки «Удалить все занятия» карточки открепляются от сетки и сохраняются отдельно.
К одному месту можно прикрепить только одну схему; одну и ту же схему можно переиспользовать в разных местах.
При перетаскивании мест их порядок меняется во всей сетке, для всех дней.
Занятие, размещённое сразу в нескольких местах, остаётся только в одном из них, если эти места перестают быть смежными после перетаскивания.
Занятия, размещённые во всех местах (общие активности, кофе-брейки), не зависят от порядка столбцов и не «теряются» при перетаскивании.
При создании карточки занятия через кнопку «Добавить занятие» поля «Дата» и «Места» нужно заполнить вручную.

Связанные статьи

Карты и схемы
Программа (Расписание): общий обзор раздела
Создание карточки занятия
Курсы и траектории обучения
eNPS и pulse-опросы: где и когда запускать
Адаптация сотрудников: настройка программы