Встречи

Кратко

Модуль «Встречи» — встроенный планировщик личных встреч между участниками мероприятия. Помогает находить нужных людей в списке участников, отправлять приглашения, согласовывать время и место, получать напоминания и вести переписку по деталям встречи прямо в приложении.

Когда использовать

Конференции, форумы и конгрессы, где важны деловые знакомства между участниками, спикерами и партнёрами.
B2B-выставки, на которых посетители заранее договариваются о встречах со стендистами и потенциальными клиентами.
Нетворкинг-сессии, питч-сессии, хакатоны и круглые столы.
Любые события, где организатор хочет повысить вовлечённость аудитории за счёт персональных встреч.

Как настроить

Подключите модуль «Встречи» в настройках события.
Задайте длительность одной встречи из предложенных вариантов.
Для каждого дня события выделите временные интервалы, в которые разрешено назначать встречи (например, до и после докладов, но не во время выступлений).
Перечислите места на площадке, предназначенные для встреч (стойка регистрации, отдельный зал, кафе и т. п.).
Опубликуйте событие.

Важно. После того как участники начали назначать встречи, менять длительность встречи и временные интервалы нельзя — это приведёт к ошибкам при согласовании уже назначенных встреч.

Как это работает

Поиск участников и назначение встречи

Встреча назначается с экрана с подробной информацией об участнике — вкладка доступна, если модуль подключён.

Поиск по списку участников работает по всем полям профиля, которые отображаются в подробной информации, кроме поля «О себе»: имя, должность, компания и т. д.

Тема встречи

При назначении встречи инициатор указывает её тему, чтобы приглашённый заранее знал цель и оба участника пришли подготовленными.

Время для встреч

Каждый участник в приложении выбирает из предложенных организатором временных диапазонов те, в которые он готов встречаться. Можно задать одинаковое время на все дни или свой интервал (или несколько интервалов) для каждого дня.

При назначении встречи система автоматически сравнивает графики инициатора и приглашённого и предлагает только те слоты, которые совпадают у обоих и ещё не заняты другими встречами.

Между двумя участниками в рамках одного события может быть назначена только одна встреча за всё время. Пока активна встреча между двумя участниками, вторую встречу между ними создать нельзя — ни в этот день, ни в следующий. Как только первая встреча завершится, можно будет назначить новую.

Места для встреч

Участники выбирают место из списка, заданного организатором, либо указывают своё через опцию «Добавить локацию». Указанное пользователем место видят только инициатор и приглашённый — в общем списке оно не появляется. Отключить возможность создавать собственные локации нельзя.

Оповещения

О назначенных встречах. Авторизованные участники получают пуш-уведомления, неавторизованные — письмо на e-mail или SMS. В сообщении указывается имя инициатора и его компания, чтобы приглашённый понимал, кто приглашает.

Подтверждение и отмена. Получив приглашение, участник может подтвердить встречу или отказаться. Инициатор получает уведомление о решении. Инициатор также может сам отменить встречу — приглашённый получит уведомление.

Согласование деталей. Любой из участников может изменить время или место встречи. Второй участник получает уведомление и может согласиться с изменениями или предложить свой вариант.

Напоминание о встрече. За 5 минут до начала встречи оба участника получают пуш-уведомление с указанием ФИО и места.

Напоминания о настройке времени для встреч

Отключить напоминания о необходимости указать время для встреч нельзя.

Где показываются напоминания:

Поп-ап с предложением настроить интервалы:
- при назначении встречи, если интервалы ещё не заданы;
- при первом входе на экран списка встреч;
- при первом входе на экран списка участников (если поп-ап ещё не показывался на экране встреч).
Локальные уведомления (только для авторизованных пользователей):
- за 10 минут до начала первого доклада или открытия мероприятия; если в первый день интервалы не настроены — повторно за 10 минут до начала второго дня; на третий и последующие дни уведомления не отправляются;
- через 10 минут после регистрации в приложении.

Список встреч

Все встречи пользователя собраны в отдельном пункте меню и разделены на категории:

«Подтвердите встречу» — встречи, назначенные пользователю другими участниками.
«Подтверждённые» — согласованные встречи вне зависимости от того, является пользователь инициатором или приглашённым.
«Рассматриваются» — встречи, инициированные пользователем и ещё не подтверждённые приглашёнными.
«Отменённые» — встречи, отменённые любым из участников.

Встречи, в деталях которых произошли изменения, отмечаются красным маркером.

Письма о встречах на e-mail

На электронную почту участника приходят письма:

о приглашении на встречу;
об отказе от приглашения;
о подтверждении встречи.

Вы приглашены на встречу:

Согласование встречи:

Встреча отменена:

Примеры использования

Конференция на 500 участников. Организатор задаёт встречи по 20 минут в перерывах между докладами и указывает 3 точки для встреч (стойка регистрации, лаунж, кафе). Участники заранее находят спикеров и партнёров через поиск и договариваются о встречах, не отвлекаясь от программы.
B2B-выставка. Посетители заранее бронируют встречи со стендистами на конкретные слоты, чтобы не стоять в очереди у стенда и эффективнее распределить время.
Нетворкинг-сессия после основной программы. Организатор открывает встречи только на вечерний блок, чтобы участники могли обсудить идеи в неформальной обстановке.
Много-дневный форум. Участник задаёт разные интервалы для каждого дня: в первый день — утренний кофе-брейк, во второй — обед, в третий — вечерний коктейль.

Ограничения и нюансы

После старта назначения встреч нельзя менять длительность встречи и временные интервалы — это ломает уже назначенные встречи и оставляет «дыры» в расписании.
Между двумя участниками в рамках одного события возможна только одна встреча за всё время.
Участники могут создавать собственные локации для встреч; отключить эту возможность нельзя.
Напоминания о необходимости настроить время для встреч отключить нельзя.
Неавторизованные участники получают уведомления по e-mail или SMS, авторизованные — пуш-уведомления.
Если пользователь не настроил интервалы в первый день мероприятия, повторное локальное уведомление придёт только перед вторым днём; на третий и последующие дни напоминания не отправляются.

Связанные статьи

Нетворкинг (раздел платформы)
Участники
Регистрация
Push-уведомления

Полезные материалы в блоге: