QR Session Scanner: просмотр отчетов

Кратко

QR Session Scanner передаёт данные о каждом сканировании на сервер Event Rocks в режиме реального времени. Все собранные регистрации доступны в панели администрирования в виде Excel-отчётов двух типов: за день и полный. Отчёты содержат сводку по докладам и полный список сканирований с разбивкой по участникам.

Когда использовать

Подведение итогов мероприятия: явка по залам, докладам, дням.
Контроль работы сканеров на входе в залы и точки регистрации.
Анализ опозданий и неявок участников на конкретные сессии.
Проверка корректности распределения участников по группам и потокам.
Передача данных в бухгалтерию, спонсорам, партнёрам или заказчику мероприятия.
Подготовка пост-отчёта для спикеров и организаторов.

Как настроить и открыть отчёт

Авторизуйтесь в панели администрирования Event Rocks.
В боковом меню выберите раздел «Отчёты».
Перейдите на вкладку «Регистрации».

На странице отображаются последние результаты сканирования. Эти данные подходят только для оперативного контроля — для анализа используйте выгрузку в Excel.

Нажмите кнопку «Отчёт за день» или «Полный отчёт».
Дождитесь генерации файла и скачайте его.

Примеры использования

Пример 1. Контроль явки в первый день конференции

Организатор конференции на 500 участников утром следующего дня открывает «Отчёт за день» по вчерашнему дню и видит, в каких залах была низкая явка. На основе данных принимается решение усилить навигацию и push-уведомления на оставшиеся дни.

Пример 2. Финальный отчёт для заказчика

После завершения трёхдневного форума организатор выгружает «Полный отчёт» и передаёт Excel-файл заказчику. На листе «Сводка» — общая явка по всем докладам и сессиям, на листе «Полный» — детализация по каждому участнику с временем сканирования.

Пример 3. Разбор конфликтной ситуации

Участник написал в поддержку, что не смог попасть на мастер-класс. Организатор открывает «Полный отчёт», применяет фильтр по фамилии участника и проверяет, было ли сканирование, к какому залу и в какое время.

Структура отчётов

Отчёты за день и полный отчёт практически идентичны. Единственное отличие — в полном отчёте присутствует столбец «Дата». Дневной отчёт формируется быстрее и не содержит лишней информации.

Каждый отчёт состоит из двух листов: «Сводка» и «Полный».

Лист «Сводка»

Агрегированная информация по всем лекциям за выбранный период. Столбцы:

Название лекции
Зал
Время начала и окончания лекции
Группа
Явка (чел.)
Опоздание (чел.)
Неявка (чел.)
Несоответствие группе (чел.)
Неявка пофамильно (участники через запятую)
Несоответствие группе пофамильно (участники через запятую)

Лист «Полный»

Все результаты сканирования за выбранный период. Столбцы:

Фамилия и имя
Группа
Название лекции
Время начала и окончания лекции
Аудитория
Отметка о явке (есть / нет / опоздание)
Время сканирования

На листе отображаются данные по всем участникам в разрезе их группы — с отметкой, зарегистрировался ли участник на свою лекцию вовремя, опоздал или не зарегистрировался вовсе. Дополнительно видны участники, которые отсканировали код на чужой лекции.

Используйте фильтры Excel, чтобы посмотреть данные по конкретному участнику, залу, группе или лекции.

Ограничения и нюансы

Файлы не хранятся в системе. Отчёты генерируются по запросу на момент выгрузки. Если нужно сохранить версию отчёта — скачивайте Excel-файл сразу.
Данные зависят от текущих настроек. Если после регистрации участников изменить расписание, список участников или время регистрации на доклад, изменятся и цифры в отчёте. Например, при увеличении окна регистрации опоздавшие перестанут считаться опоздавшими.
Множественные сканирования. Если участник отсканировал свой код несколько раз в пределах окна регистрации, в отчёте будет указано время только одной регистрации.
Лекции без регистраций. Если на лекцию не было ни одного сканирования, она не появится в отчёте.
Влияние на геймификацию. Изменения в расписании, времени регистрации, группах доклада или участника приводят к пересчёту баллов по правилам геймификации «Зарегистрироваться на лекцию или спортивное мероприятие» и «Зарегистрироваться на лекцию с опозданием». Учитывайте это при финальных выгрузках.
Требуется интернет-соединение. Сканер передаёт данные на сервер онлайн, поэтому при отсутствии сети данные могут задержаться.

Связанные статьи

QR Session Scanner: обзор возможностей
Настройка сканера регистрации на доклады
Управление расписанием мероприятия
Геймификация: правила и начисление баллов
Отчёты в панели администрирования Event Rocks